Welche Software hilft bei der E-Rechnung?

Denn ab 01.01.2025 haben Sie als Unternehmen keinen Anspruch mehr auf eine Papierrechnung. Der Versender darf Ihnen ohne Zustimmung eine E-Rechnung schicken. Die Betonung liegt allerdings auf "darf". Denn grundsätzlich darf jedes Unternehmen bis zum 31.12.2026 auch noch Papier- oder PDF-Rechnungen versenden.

Es kommt also darauf an, wann Ihre Handelspartner zur E-Rechnung wechseln. Bundesweite Hersteller aus der Industrie, beispielsweise von Schrauben, haben aber bereits angekündigt, direkt zum 01.01.2025 umzustellen.

Papierrechnung adé

In einem zweiten Schritt müssen Sie selbst E-Rechnungen schreiben können.

Für Betriebe mit weniger als 800 000 € Umsatz (ohne Prämien) sind bis 31.12.2027 weiterhin Papierrechnungen erlaubt, für größere Betriebe nur bis 31.12.2026. Alternativ dürfen die "kleineren" Betriebe bis Ende 2027 auch andere elektronische Formate wie etwa PDF-Dateien verschicken, allerdings nur, wenn der Empfänger einwilligt.

Ab 01.01.2028 sind für alle Rechnungen zwischen Betrieben nur noch E-Rechnungen erlaubt.

Die Regeln betreffen alle Betriebe. Es gibt keine Ausnahmen etwa für Pauschalierer, § 13 a-Betriebe oder kleinere Höfe.

Sogar Betreiber von Photovoltaikanlagen – unabhängig davon, ob sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen oder nicht – oder Vermieter müssen sich für die E-Rechnung fit machen.

Nur für steuerfreie Umsätze und für Rechnungen bis 250 € entfällt die E-Rechnungs-Pflicht.

E-Rechnungen sind keine PDFs oder etwa eingescannte oder fotografierte Papierrechnungen.

Teils unlesbar

Es sind Dateien mit für den Menschen nicht lesbaren Datensätzen in den Formaten "ZUGFeRD" und "xRechnung" (.xml-Format). Nur beim Ersten wird ein PDF mitgeschickt. Welches Format ein Unternehmer wählt, entscheidet er.

Ordnungsgemäß speichern

E-Rechnungen müssen Sie ordnungsgemäß archivieren. Wie, das regeln schon seit dem 01.01.2015 die GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung). Wichtigste Anforderung: Digital erhaltene Unterlagen müssen Sie im Ursprungsformat, das heißt, digital und vor nachträglichen Veränderungen oder Löschungen geschützt, aufbewahren. Das ist heute schon Pflicht für alle elektronischen Rechnungen wie aus Portalen heruntergeladene Telefonrechnungen, Rechnungen von Amazon oder auch Online-Kontoauszüge. Susanne Jürgensmeier-Lotz, Beraterin der Landwirtschaftskammer Nordrhein-Westfalen, weiß, dass viele Betriebe PDF-Rechnungen immer noch einfach nur ausdrucken und in die Buchführung heften. Eine riskante Vorgehensweise, findet sie: "Kommt es zur Steuerprüfung, müssen die Betriebe belegen, dass Sie elektronische Rechnungen bzw. Belege unverlierbar und unveränderbar archiviert haben bzw. dass jede Änderung nachvollziehbar ist." Wer die Regeln missachtet, muss mit empfindlichen Strafen rechnen.

Besonders wichtig ist es für o ptierende Betriebe, mit jeder Rechnung gemäß der dafür geltenden Regeln umzugehen, erklärt Steuerberater Stefan Heins, Geschäftsführer von der wetreu LBB Betriebs- und Steuerberatungsgesellschaft in Kiel: "Um den Vorsteuerabzug aus erhaltenen E-Rechnungen zu sichern, müssen Sie ab dem 01.01.2025 die besonderen Vorgaben der GoBD beachten."

Wie also vorgehen? Beraterin Susanne Jürgensmeier-Lotz beruhigt: "Wer einen Rechner mit Internetverbindung und E-Mail-Adresse hat, braucht lediglich ein zusätzliches Programm." Welche Software für Sie geeignet ist, sollten Sie zuerst mit Ihrem Steuerberater klären. Bieten sich für Ihren Betrieb mehrere Optionen, lohnt es, genauer hinzuschauen und zu überlegen, was in Ihrem Betriebsbüro ansteht. Wollen Sie künftig Geldbewegungen in die Buchführung selbst kontieren? Ist Ihnen eine Ackerschlagkartei wichtig oder eine Zeiterfassung für die Mitarbeiter? Arbeiten Sie viel im Lohn und brauchen die Anbindung der Rechnungslegung an diese Daten?

Welche Programme gibt es?

Um Ihnen die Planung zu erleichtern, haben wir uns in der Praxis nach Programmen umgehört und uns bei den Herstellern nach Kosten und Möglichkeiten der Programme erkundigt. Kann das Programm E-Rechnungen empfangen, erstellen und GoBD-konform abspeichern? Was ist mit weiteren Schritten? Lässt sich eine Rechnung empfangen, aus dem Programm direkt überweisen und für eine Buchführungssoftware kontieren? Welche Möglichkeiten bieten sich noch? Die Ergebnisse finden Sie in der Übersicht.

Dort sind ganz unterschiedliche Programme aufgeführt. Das reicht vom kompletten Buchführungsprogramm bis zum reinen E-Rechnungshelfer. Auch erhebt die Übersicht keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Insbesondere für Kleinanwender sind kostengünstigere Lösungen in Aussicht, die beispielsweise eine Rechnung im Excelformat in eine X-Rechnung verwandeln können. Auch prüft das Bundesfinanzministerium derzeit, ob die Bundesregierung ein entsprechendes kostenfreies Serviceangebot bereitstellen kann, so ein Sprecher auf Nachfrage.